L’autoritat de protecció de dades entén que el tractament de dades personals que fa l’empresa en incloure el número de telèfon personal de l’empleat, en un grup amb altres treballadors és legítim.

Sí, segons la recent resolució de l’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD).

Si es vol consultar la resolució d’arxiu del Procediment de l’AEPD (EXP. 202105690), es pot fer en el següent enllaç.

La creació d’un grup de WhatsApp amb empleats per part de l’empresa, no és pot fer de qualsevol manera. A continuació us expliquem com fer-ho correctament.

1. En primer lloc, s’ha de tenir en compte si són telèfons corporatius (d’empresa) o telèfons personals de l’empleat.
2. Si són telèfons corporatius, es pot fer sense problemes respecte als empleats; si bé s’ha de reflectir el tractament de dades personals a la Política / Normativa de Protecció de Dades Personals que s’entrega als empleats (i/o, en el seu cas, fer una comunicació al respecte) i també a la Política d’Ús dels Recursos Tecnològics, que ha d’incloure la regulació del Dret a la Desconnexió Digital.
3. En el cas dels telèfons particulars (propietat de l’empleat), aconsellem no crear grups de WhatsApp amb els empleats, doncs seria necessari el consentiment; però el consentiment en l’àmbit laboral, segons l’European Data Protection Board (edpb) i la pròpia Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD), (en d’altres resolucions, doncs en aquesta que analitzem no hi entra) es considera ‘viciat’ i, per tant, pot considerar-se que no és una base de legitimació suficient.

En aquest sentit, serà indispensable que l’empresa entregui prèviament als empleats unes Polítiques d’Ús dels Dispositius Propis de l’Empleat amb finalitats relacionades amb la feina i, d’altra banda, es realitzi una Avaluació / Ponderació de l’Activitat de Tractament de Dades Personals.

Com és obvi, en els ambdós casos anteriors esmentats, la finalitat ha de ser la de comunicar qüestions relatives a aspectes laborals que s’hagin de gestionar de forma grupal i requereixin certa immediatesa (relatives, p.ex. a la coordinació de flotes de vehicles, o torns en feines d’alta intensitat).

En el cas que es puguin veure afectats clients, proveïdors, usuaris, pacients, alumnes, etc., s’hauria d’analitzar cas per cas.

En tot cas, i a mode de tancament, s’ha de indicar que la resolució de l’AEPD no analitza prou estrictament certs aspectes rellevants (p.ex. legitimació i transferència internacional de dades). És per això que s’ha generat un gran debat jurídic que, probablement, porti a l’AEPD a aclarir en breu quina és la seva posició al respecte. Us mantindrem informats.

No dubteu a contactar-nos per a realitzar qualsevol consulta amb el nostre equip de Consultoria Dret Digital, respecte a l’ús de WhatsApp per la teva empresa.