La norma mercantil exigeix portar diferents llibres oficials de manera obligatòria. Podem distingir entre els que fan referència a la comptabilitat de les empreses i aquells que fan referència a altres tipus d’informació.

Els llibres de comptabilitat obligatoris per a la teva empresa són els següents:

• Llibre Diari. Registrarà dia a dia totes les operacions relatives a l’activitat de l’empresa. No obstant això, és vàlida l’anotació conjunta dels totals de les operacions per períodes no superiors al trimestre, a condició que el detall aparegui en altres llibres o registres concordants, d’acord amb la naturalesa de l’activitat de què es tracti.
• Llibre d’Inventaris i Comptes Anuals. S’obrirà amb el balanç inicial detallat de l’empresa. Almenys trimestralment es transcriuran amb sumes i saldos els balanços de comprovació. També s’han de transcriure l’inventari de tancament d’exercici i els comptes anuals.

Els comptes anuals d’una empresa s’han de redactar amb claredat i mostrar la imatge fidel del patrimoni, de la situació financera i dels resultats de l’empresa, de conformitat amb les disposicions legals. Per això, en la comptabilització de les operacions s’atendrà a la seva realitat econòmica i no només a la seva forma jurídica.

Els comptes anuals, amb caràcter general, comprenen els documents següents que formen una unitat:

• Balanç
• Compte de pèrdues i guanys
• Estat que reflecteixi els canvis al patrimoni net de l’exercici
• Estat de fluxos d’efectiu
• Memòria, que completarà, ampliarà i comentarà la informació continguda als altres documents que integren els comptes anuals.

En relació als subjectes obligats a presentar els Llibres Comptables al Registre Mercantil, amb caràcter general seran tots els empresaris, així com aquells subjectes que s’hagin d’inscriure obligatòriament al Registre, en virtut de normes específiques, i aquells obligats a portar i formular comptabilitat, d’acord amb el Codi de Comerç.

Els llibres societaris, són tres llibres que recullen la següent documentació:

• Llibre d’Actes, en què consten tots els acords presos per les Juntes Ordinàries o Extraordinàries i els òrgans col·legiats de la societat (Consell d’Administració).
• Llibre de socis (per a societats limitades) i Llibre d’accions nominatives (per a societats anònimes).
• Llibre de contractes entre la societat i el soci únic, exclusivament en cas de societats unipersonals.

Tant els llibres comptables com els llibres societaris han de presentar-se anualment de manera telemàtica en el Registre Mercantil que correspongui al domicili de la societat.

La presentació dels llibres per a la seva legalització s’haurà de fer en el termini de 4 mesos des del tancament de l’exercici. Per tant, en el cas general de:

• Societats que tanquin l’exercici el 31 de desembre, el termini de legalització serà entre l’1 de gener i el 30 d’abril de l’exercici següent a què es refereixin. Tot i això, el Llibre d’Actes es pot presentar de forma puntual, per cada Acta que s’estengui. Pel que fa al Llibre de Socis, només caldrà presentar-lo quan s’hagin produït canvis en el contingut.

Pel que fa a la presentació dels comptes anuals, el termini de presentació és d’un mes amb posterioritat a l’aprovació d’aquests per part de la Junta General.

• Per tant, en el cas habitual que els comptes s’aprovin en Junta el 30 de juny, el termini per al dipòsit finalitzarà el 30 de juliol.

Recorda que el més recomanable és confiar en un servei d’un expert assessor fiscal, com disposem a Lladó Grup Consultor, per a la presentació de les teves obligacions tributàries.