El registre horari dels treballadors, des de la seva implantació, ha generat diversos dubtes pel que fa al seu compliment i en un format fiable que no permet la manipulació. Però l’Audiència nacional, en una sentència recent, sostinc que, encara que el format paper és vàlid, no s’adapta suficientment a l’actualitat.

Des de la implantació tant petites empreses com autònoms s’han enfrontat a inspeccions i sancions de fins a 225.000 euros, a causa de la manca de forma d’empleat o de l’empresari, etc.

Per poder complir amb el registre horari dels treballadors cal tenir en compte els punts següents:

Fes el registre cada dia

Per acreditar que estàs complint amb el registre horari dels treballadors no són vàlids els horaris generals de l’empresa ni els quadrants horaris, ja que es fan abans de la jornada. Cal utilitzar un mètode que registri de manera efectiva les hores treballades per saber si s’han realitzat o no hores extraordinàries.

Registra l’hora d’inici i final de la jornada, així com les pauses

El registre horari dels treballadors ha d’incloure l’hora d’inici i de fi de la jornada efectuada realment de cada empleat cada dia. En principi, llevat que el conveni col·lectiu indiqui una altra cosa, les pauses no es registren, només caldrà incloure l’hora d’inici i de fi. Per exemple, si el treballador té un horari de 9h a 14h i de 15h a 18h, cal registrar l’hora d’entrada, les 9h, i la de sortida, les 18h.

Tot i això, és aconsellable que registris també les pauses perquè podria considerar-se que la jornada laboral s’estén des de l’inici a la fi (comptabilitzant les pauses com a treball efectiu) i correspon a l’ocupador acreditar que no ho és.

Utilitza un mètode efectiu de registre

Per al registre horari dels treballadors es pot fer servir qualsevol mitjà en suport paper o telemàtic. Però la clau és que ha de proporcionar informació fiable, no modificable i no manipulable a posteriori per l’empresari o pel treballador. Per tant, encara que es pot registrar la jornada en format paper, és aconsellable fer-ho en format telemàtic fent servir un programari de registre horari. D’aquesta manera, evitem que hi hagi dubtes sobre la traçabilitat de la informació o la seva modificació.

Digitalitza els documents

Un dels problemes a què s’enfronten els empresaris respecte al registre horari dels treballadors és que se solen perdre els documents. Sobretot quan s’elaboren en paper. Per evitar això és fonamental digitalitzar-los o utilitzar un programari de control horari.

Compliment de la normativa de protecció de dades personals

És important que el mètode de registre que utilitzis compleixi tots els requisits de la normativa sobre protecció de dades personals. Pel que hauràs d’informar els treballadors sobre:

• El mètode utilitzat per al registre de la jornada laboral.
• La finalitat que es persegueix.
• L’abast de la mida implantada.