El registro horario de los trabajadores, desde su implantación ha generado diversas dudas en cuanto a su cumplimiento y en un formato fiable que no permite la manipulación. Pero la Audiencia nacional, en una reciente sentencia, sostiene que, aunque el formato papel es válido, no se adapta suficiente a la actualidad.

Desde su implantación tanto pequeñas empresas como autónomos se han enfrentado a inspecciones y sanciones de hasta 225.000 euros, debido a la falta de la forma de empleado o del empresario, etc.

Para poder cumplir con el registro horario de los trabajadores hay que tener en cuenta los siguientes puntos:

Haz el registro todos los días

Para acreditar que estás cumpliendo con el registro horario de los trabajadores no son válidos los horarios generales de la empresa ni los cuadrantes horarios, puesto que se realizan antes de la jornada. Se debe utilizar un método que registre de forma efectiva las horas trabajadas para saber si se han realizado o no horas extraordinarias.

Registra la hora de inicio y de fin de la jornada, así como las pausas

El registro horario de los trabajadores debe incluir la hora de inicio y de fin de la jornada efectuada realmente de cada empleado cada día. En principio, salvo que el convenio colectivo indique otra cosa, las pausas no se registran, solo se deberá incluir la hora de inicio y de fin. Por ejemplo, si el trabajador tiene un horario de 9h a 14h y de 15h a 18h, se deberá registrar la hora de entrada, las 9h, y la de salida, las 18h.

Sin embargo, es aconsejable que registres también las pausas porque podría considerarse que la jornada laboral se extiende desde el inicio al fin (contabilizando las pausas como trabajo efectivo) y corresponde al empleador acreditar que no lo es.

Utiliza un método efectivo de registro

Para el registro horario de los trabajadores se puede utilizar cualquier medio en soporte papel o telemático. Pero la clave es que debe proporcionar información fiable, y no modificable y no manipulable a posteriori por el empresario o por el trabajador. Por lo tanto, aunque se puede registrar la jornada en formato papel, es aconsejable hacerlo en formato telemático utilizando un software de registro horario. De esta manera, evitamos que existan dudas sobre la trazabilidad de la información o su modificación.

Digitaliza los documentos

Uno de los problemas a los que se enfrentan los empresarios respecto al registro horario de los trabajadores es que se suelen perder los documentos. Sobre todo, cuando se elaboran en papel. Para evitar esto es fundamental digitalizarlos o utilizar un software de control horario.

Cumplimiento de la normativa de protección de datos personales

Es importante que el método de registro que utilices cumpla con todos los requisitos de la normativa sobre protección de datos personales. Por lo que deberás informar a los trabajadores sobre:

• El método utilizado para el registro de la jornada laboral.
• La finalidad que se persigue.
• El alcance de la medida implantada.