La factura electrònica també coneguda com a e-factura, és una factura digitalitzada que s’emet i es rep electrònica. Amb un format estructurat que permet realitzar i gestionar factures electròniques automàticament a través de sistemes informàtics. Això es deu al fet que utilitza un llenguatge XML, i és important perquè és la base de poder ser considerada factura electrònica i no qualsevol altre format.

És a dir, una factura en paper que s’ha escanejat i s’ha enviat en pdf per correu electrònic no és una factura electrònica. En aquest cas, el format no permet que es tramiti de manera automàtica.

La factura electrònica té una sèrie d’avantatges per a les empreses que exposem a continuació:

• S’agilitza la facturació i es redueixen els temps.
• Estalvi de costos de papers, com a papereria o transport, entre altres.
• Reducció de l’impacte mediambiental.
• Es redueixen les tasques burocràtiques i administratives en la facturació.
• Es redueixen els errors
• Es gaudeix d’una major transparència en la informació.
• Es redueix la morositat, tenint un menor índex de falsificacions.

Fins avui, tan sols era necessària en les relacions amb l’Administració Pública i entre els seus contractistes, quan el valor de la factura era superior als 5.000 euros, però en les relacions comercials B2B (entre empreses) era un format opcional.

Però l’entrada en vigor de la nova Llei Crea i Crece, el mes de setembre passat, estableix que serà obligatòria en totes les empreses, fins i tot les pimes i els professionals autònoms.

Encara que la Llei Crea i Creix entri en vigor el 19 d’octubre de 2022, la factura electrònica es fixarà en els sis mesos següents a l’aprovació del seu reglament. Això sí, ja se sap que, depenent de la seva facturació anual, les empreses i els autònoms tindran entre un i dos anys per a complir amb la mesura:

• Facturació anual per sobre dels vuit milions d’euros: un any per a complir-lo.
• Facturació inferior: dos anys de termini màxim.

Una vegada entri en vigor, les empreses, siguin de la grandària que siguin, han de tenir un programa de facturació a través del qual s’emetin i es rebin les factures. A més, també han de complir les següents condicions:

• Tenir signatura o certificat electrònic.
• Complir els requisits del Reglament de Facturació.
• Contenir el mateix contingut que una factura tradicional.
• S’ha de facilitar l’accés a la factura electrònica de manera que es pugui llegir, descarregar, imprimir o reexpedir.
• S’han de conservar un mínim de quatre anys.

De moment no hi ha cap normativa sobre els formats que hauran de tenir les factures electròniques. El que sí que hi ha és estipulades sancions de fins a 10.000 euros per als autònoms i les empreses que no ofereixin als usuaris la possibilitat de rebre factures electròniques.