La factura electrónica también conocida como e-factura, es una factura digitalizada que se emite y se recibe electrónica. Con un formato estructurado que permite realizar y gestionar facturas electrónicas automáticamente a través de sistemas informáticos. Esto se debe a que utiliza un lenguaje XML, y es importante porque es la base de poder ser considerada factura electrónica y no cualquier otro formato.

Es decir, una factura en papel que se ha escaneado y se ha enviado en pdf por correo electrónico no es una factura electrónica. En este caso, el formato no permite que se tramite de manera automática.

La factura electrónica tiene una serie de ventajas para las empresas que exponemos a continuación:

• Se agiliza la facturación y se reducen los tiempos.
• Ahorro de costes de papeles, como papelería o transporte, entre otros.
• Reducción del impacto medioambiental.
• Se reducen las tareas burocráticas y administrativas en la facturación.
• Se reducen los errores
• Se goza de una mayor transparencia en la información.
• Se reduce la morosidad, teniendo un menor índice de falsificaciones.

Hasta la fecha, tan solo era necesaria en las relaciones con la Administración Pública y entre sus contratistas, cuando el valor de la factura era superior a los 5.000 euros, pero en las relaciones comerciales B2B (entre empresas) era un formato opcional.

Pero la entrada en vigor de la nueva Ley Crea y Crece, el pasado mes de septiembre, establece que va a ser obligatoria en todas las empresas, incluso las pymes y los profesionales autónomos.

Aunque la Ley Crea y Crece entre en vigor el 19 de octubre de 2022, la factura electrónica se fijará en los seis meses siguientes a la aprobación de su reglamento. Eso sí, ya se sabe que, dependiendo de su facturación anual, las empresas y los autónomos van a tener entre uno y dos años para cumplir con la medida:

• Facturación anual por encima de los ocho millones de euros: un año para cumplirlo.
• Facturación inferior: dos años de plazo máximo.

Una vez entre en vigor, las empresas, sean del tamaño que sean, han de tener un programa de facturación a través del cual se emitan y se reciban las facturas. Además, también han de cumplir las siguientes condiciones:

• Tener firma o certificado electrónico.
• Cumplir los requisitos del Reglamento de Facturación.
• Contener el mismo contenido que una factura tradicional.
• Se ha de facilitar el acceso a la factura electrónica de manera que se pueda leer, descargar, imprimir o reenviar.
• Se deben conservar un mínimo de cuatro años.

Por el momento no hay ninguna normativa sobre los formatos que deberán tener las facturas electrónicas. Lo que sí hay es estipuladas sanciones de hasta 10.000 euros para los autónomos y las empresas que no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas.