Com adaptar-te a la factura electrònica?

La factura electrònica continua avançant per a complir el govern amb una de les seves grans expectatives, l’aprovació del Reial decret que desenvolupa la coneguda Llei Crea i Creix. Una llei que engloba l’obligació d’adoptar la facturació electrònica en totes les operacions entre empreses, sempre que aquestes estiguin establertes a Espanya.

Ja estem en el compte enrere, i les empreses de totes les grandàries i sectors han de començar a revisar els seus processos per a complir amb els requisits de la norma. Però entre les empreses encara existeixen dubtes sobre Com funcionarà el sistema de facturació? Què han d’incloure aquestes factures? Quin és el termini per a complir amb l’obligació? Quin és el paper de l’Agència Trituraria?

Una factura electrònica és un document tributari que s’emet, transmet, rep i arxiva en format electrònic. La factura electrònica té la mateixa validesa legal que una factura en paper, sempre que compleixi amb els requisits establerts per les autoritats fiscals en cada país o regió.

Una factura electrònica ha de contenir la següent informació:

• Com qualsevol altra factura, ha de guardar tots els requisits del reglament de facturació.
• Ha d’haver estat expedida i rebuda en format electrònic, és a dir, per mitjans informàtics, i si és lliurada en mà no serà considerada factura electrònica.
• El destinatari ha d’haver donat el seu consentiment per a rebre la factura en format electrònic. No obstant això, pot haver-hi casos en els quals, per excepció, s’han establert algunes obligacions de facturació electrònica.
• La seva autenticitat i origen han de quedar garantits per un mitjà vàlid.

La legislació permet tres procediments específics alternatius que garanteixen l’autenticitat de l’origen i la integritat del contingut:

• • Mitjançant signatura electrònica, el més utilitzat i conegut. Basta generar una factura amb el nostre programa de facturació, generar un PDF i signar-lo electrònicament per a tenir una factura electrònica.
  • Mitjançant intercanvi electrònic de dades (EDI).
  • Mitjançant mitjans validats per l’Agència Estatal d’Administració Tributària (AEAT).

Encara que molts professionals ja estan acostumats a emetre factures electròniques i és d’obligat compliment en operacions amb les administracions públiques, encara existeixen moltes pimes que no han digitalitzat el seu procés de facturació.

L’obligació de la factura electrònica no s’aplica immediatament, sinó que s’articula un període transitori perquè els autònoms i petites empreses s’adaptin. Aquest termini començarà a comptar des del moment de l’aprovació del reglament específic per a la factura electrònica que encara està pendent.

Dins de la llei hi ha uns requisits legals per a la factura electrònica que ja pots anar adaptant la teva empresa per a estar adaptat a la facturació electrònica.

• Emetre totes les factures en format electrònic.
• Les factures electròniques han d’estar emeses pel programa de facturació de la AEAT o un programari certificat, com disposem en el departament fiscal i comptable de Lladó Grup Consultor.
• Les factures electròniques han de contenir un codi identificatiu de caràcter alfanumèric i un codi QR.
• Les factures electròniques han de complir els requisits del reglament de facturació. Si no tens clars els requisits, pots llegir aquest article sobre l’obligatorietat de la factura electrònica.
• Facilitar l’accés digital a la factura, de manera que es pugui llegir, descarregar, copiar i imprimir per part dels clients de manera gratuïta. Aquest accés ha d’estar disponible durant, almenys, 4 anys.

• Els programes de facturació hauran de garantir la integritat i inalterabilitat dels registres de facturació.

En definitiva, encara tens temps per a avançar-te i anar adaptant la teva empresa a la factura electrònica. Però no oblidis la importància d’estar ben informat i assessorat per professionals especialistes com t’oferim des de Lladó Grup Consultor.