Es bueno volver a recordar por cuanto tiempo debemos conservar los documentos de la empresa, que aunque hay un plazo general según las normas mercantiles de seis años, también debe conocer que hay otros plazos superiores, según circunstancias de la actividad desarrollada. Veamos que otros plazos existen:
1) La norma mercantil estipula que los libros, los justificantes, la correspondencia, facturas, extractos bancarios, etc., deben conservarse seis años contados a partir del último asiento realizado.
2) Según la normativa fiscal en general son cuatro años desde la declaración presentada, pero existen algunas excepciones:
- a) Si ha habido algún acto de la empresa, como una declaración complementaria, se interrumpe la prescripción de los 4 años, volviéndose a iniciar el cómputo de nuevo. También si la Administración efectúa alguna actuación.
- b) En el caso de amortizaciones practicadas sobre activos, hay que conservar la factura de compra hasta que ya no puedan revisarle el ejercicio en el que los haya amortizado totalmente.
- c) Si en un ejercicio obtiene pérdidas deducibles o deducciones pendientes de aplicar, deberá conservar toda la documentación al menos 10 años. Una vez que pasen estos 10 años, con la declaración del Impuesto de Sociedades y la contabilidad será suficiente.
- d) Si adquiere inmovilizado por importe superior a 3.005,06 euros (normativa del IVA), deberá conservar las facturas un mínimo de 9 años y si son inmuebles 14 años.
Sea prudente y no tire los papeles. Puede utilizar archivos digitales para ahorrar espacio si sigue unas reglas.
