La transformación digital de la Administración Pública sigue cambiando la relación entre las empresas y la Seguridad Social. A partir del 1 de septiembre de 2026, determinados procedimientos relacionados con la incapacidad temporal, la incapacidad permanente y las lesiones permanentes no incapacitantes pasarán a comunicarse obligatoriamente por medios electrónicos a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS).
Hoy en día, las empresas ya no reciben los partes médicos de baja, confirmación o alta en formato papel por parte del trabajador. Toda la comunicación se realiza a través de canales y ficheros digitales de la Seguridad Social (como el sistema RED o el fichero FIER). Aunque esta medida simplifica el flujo para el empleado, impone a los departamentos de Recursos Humanos y a los gestores empresariales un control técnico y normativo mucho más riguroso.
Qué cambia a partir del 1 de septiembre de 2026
La principal novedad es que determinadas comunicaciones de la Seguridad Social dejarán de realizarse por correo postal y pasarán a estar disponibles en la SEDESS.
En concreto, esta obligación alcanzará a quienes soliciten o perciban prestaciones por incapacidad temporal, así como a las notificaciones y comunicaciones relacionadas con procedimientos de incapacidad permanente y lesiones permanentes no incapacitantes.
Hasta ahora, esta obligación ya existía para determinadas personas beneficiarias de prestaciones como nacimiento y cuidado del menor, riesgo durante el embarazo o riesgo durante la lactancia natural. Con la nueva regulación, se amplía el uso obligatorio de las notificaciones electrónicas en el ámbito de la Seguridad Social.
¿Cuáles son las principales exigencias telemáticas para la empresa?
- Recepción y procesamiento inmediato de ficheros: Las empresas están obligadas a consultar diariamente la información remitida por la Administración sobre los partes médicos de su plantilla para aplicar de forma exacta las retenciones, complementos de baja o sustituciones en la nómina.
- Aportación de datos económicos en plazos estrictos: Tras la notificación telemática de una baja, la empresa debe comunicar los datos económicos y de cotización necesarios para el cálculo de la prestación, cumpliendo de forma meticulosa los plazos reglamentarios.
- Gestión unificada de prestaciones laborales: Procesos como el nacimiento y cuidado de menor, el riesgo durante el embarazo o el ingreso mínimo vital exigen un tratamiento digital integrado que evite discrepancias en el cálculo de las bases reguladoras.
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¿Qué tipo de riesgo existe por incumplimiento?
El retraso o el error en la transmisión telemática de datos de incapacidad no solo genera fricciones con los trabajadores y errores en la gestión salarial, sino que puede derivar en sanciones administrativas por parte de la Inspección de Trabajo o reclamos por prestaciones indebidamente aplicadas.
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