El uso de WhatsApp es una práctica habitual, tanto en el entorno comercial, como en el de atención al cliente o el laboral. La comunicación a un único contacto, en general*, queda cubierta por la normativa de protección de datos, puesto que el número de teléfono se considera necesario para la ejecución de un contrato o la negociación previa del mismo.
*En materia de Recursos Humanos, en ningún caso debe emplearse WhatsApp para comunicar -de forma individual- despidos, traslados funcionales y/o geográficos, modificación de condiciones laborales como el salario o el horario de trabajo, etc. La razón de esta prohibición es que WhatsApp no permite verificar la autoría de los mensajes, ni identificar de forma precisa los hechos o causas que los motivan.
¿Cómo usar los Grupos de WhatsApp en nuestra empresa?
El uso de Grupos de WhatsApp por parte de una empresa u otro tipo de organización no puede hacerse de forma indiscriminada. Es necesario contar con el consentimiento previo de los interesados para ser incluidos en el Grupo. El motivo principal es que todos los miembros del Grupo podrán tener acceso al número de teléfono de los otros miembros; así como al nombre de perfil que se haya indicado (que en muchos casos coincide con el nombre y apellidos).
¿Cómo deben regularse los Grupos de WhatsApp en nuestra empresa?
En este sentido, siempre debe regularse, de acuerdo con las Garantías de los Derechos Digitales (GDD) que recoge la LOPD-GDD, el derecho a la desconexión del empleado (cuándo y cómo debe atender a los mensajes recibidos).
Por otro lado, en el ámbito laboral, es muy importante tener en cuenta que el uso de dispositivos propios del empleado (su teléfono móvil) se debe regular en la Política de Uso de los Recursos Tecnológicos o en una Política específica al respecto.
No dude en contactarnos para cualquier uso de WhatsApp que lleve a cabo, de forma que podamos verificar el cumplimiento de la normativa vigente y, en su caso, recomendarle las mejores prácticas al respecto.
En Lladó Grup Consultor un equipo de profesionales en derecho digital está a tu disposición, para cualquier duda o aclaración que puedas tener sobre el Reglamento de Protección de Datos.
