Cada vez más las empresas adoptan metodologías de trabajo, como el teletrabajo o trabajo hibrido, que implican tratar a diario volumen de datos y en ocasiones datos importantes para la empresa.

Con el avance de la tecnología y el contexto de los últimos años, un acuerdo de confidencialidad se convierte ante estas situaciones, en una herramienta más que valiosa y poderosa, para garantizar la seguridad de la información más sensible de la empresa.

Un acuerdo de confidencialidad es un documento que se firma entre partes, en el cual se comprometen a no divulgar ni compartir información que manejan por motivos de trabajo, o de participación en algún proyecto u emprendimiento. Es decir, se comprometen a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso.

Un acuerdo de confidencialidad también es conocido como «acuerdo de confidencialidad y no divulgación» o «NDA» (non disclosure agreement), por sus siglas en inglés.

En la actualidad, los acuerdos de confidencialidad son una práctica difundida entre todo tipo de empresas, donde se administran datos personales propios y ajenos (de clientes y/o proveedores).

Este tipo de acuerdos tiene una validez plena en España y se enmarca dentro de la Ley de Protección de Datos Personales, una de las leyes laborales más importantes del país junto con la de control horario, Igualdad y la derogación de la reforma laboral, entre otras.

Los acuerdos de confidencialidad suelen firmarse cuando se considera que debe protegerse información confidencial que se compartirá en el desarrollo de un proyecto o en una operación comercial.

Mediante la firma de un acuerdo de confidencialidad, las partes se comprometen a no divulgar la información protegida a través de ningún medio físico, electrónico, oral, escrito o de ninguna naturaleza.

El hecho de romper un acuerdo de confidencialidad tiene consecuencias jurídicas que normalmente se estipulan en el contenido mismo del acuerdo. El acuerdo debe firmarse antes de compartir ningún tipo de información sensible, y el mismo debe determinar el tiempo en que estará vigente.

En algunos casos existe información confidencial que tiene el carácter de ser secreta permanentemente, y esto deberá especificarse en el acuerdo.

Tipos de información que generalmente se protegen mediante acuerdos de confidencialidad

• Información comercial, que puede tener que ver con procesos de negocios (know how), diseños, marcas, fórmulas o recetas, información financiera o contable, entre otros aspectos dependiendo del negocio.
• Información industrial, científica o tecnológica, que puede tener que ver con inventos, innovaciones, nuevos modelos aún sin patentar. Debe hacerse notar que un acuerdo de confidencialidad no es lo mismo ni ofrece la misma protección que una patente.
• Datos personales confidenciales, que pueden tener que ver con información sensible de y sobre personas.

Existen, dependiendo de la tipología del acuerdo, diferentes maneras de establecer un acuerdo de confidencialidad entre dos o más involucrados:

• Acuerdo de confidencialidad Unidireccional

Se puede realizar cuando solo una empresa comparte información y la otra parte acepta mantenerla confidencial.

• Acuerdo de confidencialidad Bidireccional

Contrario al caso anterior, aquí ambas partes comparten información confidencial entre sí y quieren estar seguros de que ninguna divulgará datos clave.

• Acuerdo de confidencialidad precedente

Se utiliza para fusiones y adquisiciones. Si una empresa quiere comprarle a otra su negocio, querrá tener accesos a sus libros y activos. Un acuerdo de confidencialidad, puede proporcionar un elemento de protección para esa información altamente sensible y otros “secretos comerciales”.

• Acuerdo de confidencialidad para la plantilla de empleados

Los empleados tienen el deber implícito de no utilizar los secretos comerciales de una manera que perjudique su la organización de la que forman parte. Y un acuerdo de confidencialidad, hace que esta obligación se convierta en explícita.

Un acuerdo de confidencialidad es un instrumento más que valioso de cara al contexto actual, donde es cada vez más común que las empresas se valgan de enormes volúmenes de datos para mantener activas sus operaciones diarias.