Cuando un proyecto empresarial se pausa o finaliza su actividad comercial, es habitual tomar la decisión de dejar la sociedad inactiva en lugar de disolverla de inmediato. Sin embargo, un error muy frecuente es pensar que, al no tener facturación ni actividad económica, la empresa queda libre de responsabilidades legales.
En Lladó Grup Consultor, como especialistas en asesoramiento fiscal, mercantil y laboral para empresas, te explicamos cuáles son las obligaciones reales de una sociedad inactiva y cómo evitar sanciones o problemas con la Administración.
1. La comunicación a la Agencia Tributaria
El primer paso para declarar formalmente la inactividad de una empresa es notificarlo a Hacienda mediante la presentación del Modelo 036 o Modelo 037. Se dispone de un plazo de un mes desde el cese real de la actividad para realizar este trámite.
Al marcar la casilla de inactividad, la sociedad deja de emitir facturas con IVA y no puede deducir gastos, pero la personalidad jurídica de la empresa sigue intacta.
2. Obligaciones fiscales: Impuesto sobre Sociedades
Estar la empresa inactiva no exime a la empresa de sus obligaciones tributarias. La sociedad debe seguir presentando anualmente la declaración del Impuesto sobre Sociedades (Modelo 200).
En este trámite se debe marcar la casilla específica de «Sociedad Inactiva». No presentar esta declaración conlleva multas de la Agencia Tributaria que parten de los 200 euros y pueden incrementarse con recargos según el tiempo transcurrido.
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3. Obligaciones mercantiles: Cuentas Anuales y Libros Contables
A nivel mercantil, las exigencias no desaparecen. De acuerdo con la Ley de Sociedades de Capital, la administración de la empresa debe seguir cumpliendo con:
- Formulación de las Cuentas Anuales: Balance, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria.
- Legalización de Libros Contables: Presentación telemática de los libros de diario e inventario.
- Depósito de Cuentas Anuales: Presentación obligatoria en el Registro Mercantil correspondiente dentro de los plazos legales.
¿Qué ocurre si no depositas las Cuentas Anuales?
El incumplimiento continuado del depósito de cuentas anuales durante más de un año provoca el cierre de la hoja registral de la sociedad, lo que impide inscribir la mayoría de actos sociales y puede derivar en la revocación del NIF por parte de Hacienda. Además, puede acarrear la responsabilidad personal y solidaria de los administradores ante posibles deudas.
4. Inactividad prolongada: La causa legal de disolución
Es importante recordar que si una sociedad permanece inactiva durante más de un año consecutivo, entra legalmente en causa de disolución.
Llegado este punto, el órgano de administración tiene la obligación de convocar una Junta General en un plazo de dos meses para acordar la disolución formal de la entidad o bien proceder a su reactivación. Ignorar esta causa puede derivar en responsabilidades graves para los administradores.
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