¿Es obligatorio depositar las cuentas anuales de la empresa en el Registro Mercantil?

En España todas las sociedades mercantiles, están obligadas a depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Aquí te detallamos los aspectos clave de la obligatoriedad de depositar las cuentas anuales de tu empresa en el Registro Mercantil.

• Las sociedades de capital, como son; Sociedades Anónimas (S.A.), Sociedades de Responsabilidad Limitada (S.L.).
• Empresarios individuales de responsabilidad limitada.
• Sociedades comanditarias (por acciones y de garantías recíprocas).
• Sociedades extranjeras con sucursal en España.
• Fondos de pensiones.

• Las cuentas anuales deben ser aprobadas por la Junta General de Accionistas dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio.
• Una vez aprobadas, las empresas tienen un mes para depositarlas en el Registro Mercantil.

El incumplimiento de presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil puede tener varias consecuencias legales y administrativas para una sociedad en España. A continuación, se detallan las principales:

1. Cierre registral: Transcurrido un año desde el cierre del ejercicio social sin que se haya efectuado el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, el Registrador Mercantil no inscribirá ningún documento relativo a la sociedad mientras persista el incumplimiento. Este cierre registral impide, por ejemplo, la inscripción de modificaciones estatutarias, aumentos o reducciones de capital, y nombramientos de nuevos administradores. Sin embargo, se permiten ciertas inscripciones, como el cese o dimisión de administradores, aunque no el nombramiento de sus sustitutos. ​

2. Sanciones económicas: El incumplimiento de la obligación de depósito puede dar lugar a la imposición de multas por parte del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC). Las sociedades involucradas en un procedimiento sancionador por el incumplimiento del depósito de cuentas son requeridas en el Acuerdo de Incoación del procedimiento, para que faciliten al órgano instructor los datos relativos a su dimensión. Esto incluye, en particular, el importe total de las partidas de activo y el importe total de su cifra de ventas, ambos correspondientes al último ejercicio declarado a la Administración Tributaria en el Impuesto de Sociedades.

Si no se proporcionan estos datos, la sanción, en su caso, se calcula mediante el criterio subsidiario, aplicando un 2% a la cifra de Capital Social inscrita en el Registro Mercantil, sin que la sanción pueda ser inferior a 1.200 euros (2% x Capital Social).

Si se facilitan los datos del último ejercicio declarado, la sanción se calcula utilizando el criterio principal de graduación, que consiste en aplicar el 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad, con un importe mínimo de 1.200 euros (0,05% x importe total de las partidas de activo + 0,05% x cifra de ventas).

3. Responsabilidad de los administradores: Los administradores de la sociedad tienen la obligación legal de presentar las cuentas anuales para su depósito. La falta de cumplimiento de esta obligación puede derivar en responsabilidad personal frente a la sociedad, los socios o terceros, por los daños que puedan resultar de dicha omisión.

4. Pérdida de confianza y reputación: La falta de transparencia en la presentación de las cuentas puede afectar negativamente la imagen de la sociedad frente a clientes, proveedores, entidades financieras y otros, lo que podría dificultar relaciones comerciales y acceso a financiación.

Es fundamental que las sociedades cumplan con la obligación de depositar sus cuentas anuales en tiempos y forma para evitar estas consecuencias y garantizar su operatividad y buena reputación en el mercado. Te ofrecemos un equipo de profesionales que te asesore, gestione y presente las tuyas cuentas anuales para cumplir correctamente con tus obligaciones tributarias.