Es importante comunicar a tu gestor la intención del cambio a la actual asesoría, siempre revisando antes si existe en el contrato alguna cláusula que te obligue a un determinado tiempo de permanencia, preaviso o formalidad. Como también es importante tener en cuenta unos puntos claves para hacer el cambio de asesoría sin complicaciones.

Cualquier asesoría que trabaje con un mínimo de profesionalidad tendrá la contabilidad y toda la documentación histórica del cliente correctamente organizada, por lo tanto no tendría que representar ningún inconveniente que el cliente decida prescindir de sus servicios para implementar las mejoras que persigue por su empresa.

Aun así, es bueno seguir una ruta clara de actuación para minimizar todas las posibles complicaciones que puedan derivarse de este cambio. Una vez tenemos claro cuál es el nuevo gestor con el cual emprenderemos camino, se tendrán que llevar a cabo unas acciones, dependiendo del caso. Algunas tareas fundamentales las detallamos a continuación:

1. Realizar un primer contacto con la asesoría, para anunciar el día exacto en que se dejará de trabajar con ellos y por consecuente, que se tiene la necesidad de retirar toda la documentación generada con los años por nuestro negocio y que ahora está en su archivo digital y físico.
2. Realizar una revisión completa de la documentación que se está retirando para verificar que todo se encuentra correcto. Es importante disponer de un checklist que nos ayude en esta tarea y nos ayude a notar la ausencia de algún documento original. Este listado lo proporciona habitualmente la asesoría de destino. En Lladó Grupo Consultor tenemos un checklist diferente según sea la forma jurídica del nuevo cliente y dependiendo de los servicios a contratar.
3. Auditar el trabajo realizado. Antes de recoger toda la documentación y finalizar la relación de servicio, es imprescindible auditar el trabajo de la asesoría, considerando temas como la presentación de todos los impuestos, cuentas anuales, libros de actas, etc. Este paso es imprescindible en nuestro despacho. Para poder ofrecer un servicio de calidad es muy importante saber cuál es el punto de partida y no heredar errores de gestión del pasado.
4. En caso de que existan tareas pendientes, es importante pactar una fecha para su entrega y aclarar las condiciones y responsabilidades correspondientes.
5. Revocar las autorizaciones. Es bastante probable que la asesoría tenga acceso al Sistema RED de la Seguridad Social, una autorización para el sistema de Hacienda y otros organismos. Cuando la relación ha finalizado completamente, es imprescindible que se revoquen todas las autorizaciones y se libren credenciales a la nueva asesoría.

Es fundamental que antes de realizar esta compleja transición se considere que la nueva asesoría cuenta con una buena reputación, recomendaciones de terceros y una propuesta de servicios que se adapte bien a las necesidades de la empresa.