La obligatoriedad de la factura electrónica

La obligatoriedad del uso de la factura electrónica entre empresas, que emana de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, supondrá un revulsivo en la forma de emitir, recibir, contabilizar y conservar las facturas por parte de las empresas.

Cuando entre en vigor la obligatoriedad de la emisión de facturas electrónicas entre empresas, éstas se verán obligadas a cambiar la forma en que interactúan entre ellas y a cambiar sus procesos de facturación.

Y también se verá afectada la forma en que se registran en contabilidad las facturas recibidas, ya que, al recibirse en formato electrónico, los programas contables deberán facilitar su incorporación a la contabilidad de forma automatizada.

De Europa, España es de los últimos países en incorporar la obligatoriedad de la factura electrónica, cuando hay países que hace años que están prohibidas hacerlas en papel y el gran ahorro que supondrá de costes y tiempos de trabajo, en el tiempo de cobro y pago, ya que habrá más controles de los automatismos y de cumplir la normativa de plazos de cobro y pago, que cada vez habrá más control de los organismos públicos sobre ello y ya se están poniendo sanciones en los retrasos en el pago.

Ello también pondrá fin a la digitalización certificada que es el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas foto-electrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada.

La Agencia Tributaria está colaborando con el Ministerio de Economía, debido a sus capacidades informáticas, para desarrollar una solución publica de facturación electrónica que podrán utilizar las pymes y los autónomos para emitir, y recibir facturas, las cuales quedarán a disposición del emisor, receptor, Agencia Tributaria y el Observatorio Estatal de la Morosidad Privada, que como decíamos, podrá controlar las fechas de pago y cobro pudiendo sancionar los retrasos en los plazos de pago.

Las empresas y autónomos podrán utilizar este sistema público o uno privado, por lo que ambos sistemas convivirán.

Hasta que se apruebe y entre en vigor el real decreto de su reglamento, las empresas todavía tienen algo de margen para prepararse, pero puede posponerse hasta finales del año 2024 o principios de 2025.

Las empresas deberán asumir los siguientes retos, para su implantación:

• Abordar la integración de plataformas privadas o públicas.
• Definir nuevos protocolos de recepción y aceptación de facturas.
• Cambios en el archivo de facturas con un repertorio digital de facturas.
• Adaptación del software de gestión y los procedimientos internos para facilitar el reporte de los pagos.

Las empresas pueden iniciar el proceso que viene, ya que en el mercado existen programas contables que hacen la contabilización automatizada de facturas emitidas, recibidas y de movimientos bancarios.

Desde Lladó Grup Consultor, le ofrecemos estar asesorado por un equipo de profesionales en sus obligaciones que puede tener como empresa.