¿Cómo actuar ante una inspección de trabajo?

Una visita por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podría llegar a ser un momento incómodo para una empresa, sobre todo si tenemos en cuenta que el inspector puede llevar a cabo su visita sin previo aviso.

Recibir una visita de la Inspección de Trabajo suele generar nerviosismo, pero mantener la calma y conocer el procedimiento es clave para evitar sanciones mayores. Como especialistas en asesoría y consultoría laboral, te explicamos los pasos fundamentales para afrontar esta situación con éxito. 

Una inspección de trabajo es un procedimiento administrativo mediante el cual el Estado, a través de funcionarios públicos (inspectores y subinspectores), vigila y controla que las empresas cumplan con la normativa legal en materia laboral y de Seguridad Social. 

Aunque a veces una inspección se asocia solo con la visita sorpresa, una inspección de trabajo es un proceso técnico estructurado que busca verificar la salud legal de tu empresa. Una inspección de trabajo generalmente consiste en tres fases de actuación:

1. Inicio de la actuación

Una inspección de trabajo puede activarse por tres formas:

• Por oficio, por planes de control rutinarios, como puede ser asociada a una campaña contra el fraude laboral.
• Por denuncia, por la presentación de una denuncia por parte de un trabajador, sindicato o un proveedor o competidor. 
• Por orden superior, inspección a petición de organismos como la Seguridad Social o la Agencia Tributaria. 

2. Desarrollo de la visita

El inspector realiza un proceso de comprobaciones, en el que puede presentarse a la  visita físicamente en la empresa o solicitar al empresario que acuda a las oficinas de la Inspección con la documentación requerida, la comprobaciones pueden realizarse en:

• Entrevistar al personal, para contrastar horarios y funciones y hacer comprobaciones con los contratos profesionales.  
• Revisar las instalaciones, a través de fotos o muestras por temas de seguridad. 
• Revisar sistemas de registros de jornada o libros específicos de laboral. 

3. Resolución del expediente

Una vez analizada la información por parte del inspector, la inspección puede concluir de varias maneras:

• Requerimiento: Detecta errores subsanables y concede un plazo para corregirlos sin multar, por ejemplo, la indicación de un rótulo de seguridad.
• Acta de infracción: Si detecta un incumplimiento grave, propone una sanción económica.
• Acta de liquidación: Si falta dinero por ingresar a la Seguridad Social, exige el pago de las cuotas no abonadas más los recargos correspondientes.
• Archivo: No se detectan anomalías, todo está en orden.

Te explicamos los pasos fundamentales para afrontar una inspección de trabajo con éxito:

• Identificación y Recepción

El inspector puede personarse en el centro de trabajo sin previo aviso. Lo primero es solicitar su carné profesional. Tienes la obligación de permitirle la entrada, ya que impedir el acceso se considera una infracción muy grave por obstrucción. 

• Colaboración y Transparencia

Se aconseja que la actitud sea colaborativa por parte del personal de la empresa. En el caso de una inspección de trabajo el inspector tiene la potestad de:

• • Realizar preguntas al empresario y a los trabajadores.
  • Examinar y realizar comprobaciones en las instalaciones.
  • Solicitar documentación al personal de la empresa de forma inmediata.

• Documentación imprescindible

Para poder estar preparado cuando se recibe una inspección de trabajo, es importante asegurarse de tener siempre al día la siguiente documentación:

• • Registro de jornada, un documento actualmente muy solicitado para verificar la realización de horas extras por parte de los trabajadores y horarios establecidos. 
  • Contratos y altas en Seguridad Social, todo el personal presente debe estar debidamente regularizado.
  • Prevención de Riesgos Laborales (PRL), evaluaciones, formación y entrega de EPIs.
  • Escrituras y TC1/TC2, presentación de la documentación societaria y de cotización.

En estos casos, contar con el respaldo de una asesoría especializada como Lladó Grup Consultor, es determinante para estar asesorados ante posibles inspecciones, como una vez realizada la inspección poder presentar alegaciones eficaces y minimizar el impacto económico en tu negocio. Si has recibido una notificación, contáctanos de inmediato para proteger los intereses de la empresa.