Obligación adaptar el Sistema Informático de Facturación en las empresas

Recientemente se han aprobado las especificaciones técnicas que deberán tener los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) que utilicen las empresas a partir de 2026. Vea cómo le afecta este cambio.

Un Sistema Informático de Facturación (SIF) es una herramienta tecnológica que permite a las empresas y autónomos gestionar y emitir sus facturas de manera electrónica. En esencia, automatiza el proceso de creación, envío, recepción y almacenamiento de facturas, eliminando la necesidad de hacerlo manualmente o en papel.

En 2021 se introdujo la normativa que exige – tanto a los productores de software como a los usuarios – que los sistemas informáticos de facturación (SIF) garanticen, entre otros aspectos, la trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. No obstante, ha sido en octubre de 2024 cuando se han publicado sus requisitos y especificaciones técnicas.

Aunque estaba previsto que esta nueva obligación se aplicase a partir de julio de 2025, Hacienda ha hecho pública una nota informativa retrasando los plazos:

• Para los contribuyentes del Impuesto de Sociedades (IS), las nuevas obligaciones relativas a los SIF serán aplicables a partir del 1 de enero de 2026.
• Para el resto de los obligados, como los autónomos que tributan por IRPF, serán aplicables a partir del 1 de julio de 2026.

Están obligados a utilizar los nuevos SIF la mayoría de los autónomos y empresas, y tanto respecto a las facturas emitidas a empresas como a las emitidas a consumidores finales. Deben cumplir con la normativa:

• Los contribuyentes del Impuesto de Sociedades (IS), con la excepción de las entidades totalmente exentas.
• Los contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas.  Atención, no afecta a los arrendadores de inmuebles que declaran rentas del capital inmobiliario.
• Los contribuyentes del IRNR con un establecimiento permanente en España.
• Las entidades en régimen de atribución de rentas (como las comunidades de bienes o de propietarios) con actividad económica.

Se han establecido algunas excepciones a la obligación de adaptarse a los nuevos SIF. No están obligados a cumplir la normativa:

• Los contribuyentes que ya lleven sus libros registro de facturas a través del sistema de suministro inmediato de información (SII).
• Los que estén en los regímenes de agricultura, ganadería y pesca, recargo de equivalencia y simplificado de IVA, cuando no deban expedir factura.

Si su empresa se ve afectada por este cambio, póngase en contacto con el proveedor de su SIF y asegúrese de que éste se ajusta a los nuevos requisitos técnicos que se han establecido. 

No cumplir con la normativa del Sistema Informático de Facturación (SIF), puede conllevar una sanción de 50.000 euros por cada ejercicio de incumplimiento.

Si tienes dudas sobre cómo adaptar tu sistema de facturación a la nueva normativa o necesitas asesoramiento especializado, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo especializado para ayudarte a cumplir con tus obligaciones fiscales.