La norma mercantil exige llevar distintos libros oficiales de forma obligatoria. Podemos distinguir entre los que se refieren a la contabilidad de las empresas y aquellos que se refieren a otros tipos de información.

Los libros de contabilidad obligatorios para tu empresa son los siguientes:

• Libro Diario. Registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.
• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.

Las Cuentas Anuales de una empresa deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales. Para ello, en la contabilización de las operaciones se atenderá a su realidad económica y no sólo a su forma jurídica.

Las Cuentas Anuales, con carácter general, comprenderán los siguientes documentos que forman una unidad:

• Balance
• Cuenta de pérdidas y ganancias
• Estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio
• Estado de flujos de efectivo
• Memoria, que completará, ampliará y comentará la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales.

En relación a los sujetos obligados a presentar los libros contables al Registro Mercantil, con carácter general serán todos los empresarios, así como aquellos sujetos que deban inscribirse obligatoriamente en el Registro, en virtud de normas específicas, y aquellos obligados a llevar y formular contabilidad, de acuerdo con el Código de Comercio.

Los libros societarios, son tres libros que recogen la siguiente documentación:

• Libro de Actas, en el que constan todos los acuerdos tomados por la Juntas Ordinarias o Extraordinarias y los órganos colegiados de la sociedad (Consejo de Administración).
• Libro de socios, (para sociedades limitadas) y Libro de acciones nominativas (para sociedades anónimas).
• Libro de contratos entre la sociedad y el socio único, exclusivamente en caso de sociedades unipersonales.

Tanto los libros contables como los libros societarios deben presentarse anualmente de forma telemática en el Registro Mercantil que corresponda al domicilio de la sociedad.

La presentación de los libros para su legalización deberá realizarse en el plazo de 4 meses desde el cierre del ejercicio.  Por tanto, en el caso general:

• Sociedades que cierren el ejercicio el 31 de diciembre, el plazo de legalización será entre el 1 de enero y el 30 de abril del ejercicio siguiente al que se refieran. No obstante, el Libro de Actas se puede presentar de forma puntual, por cada Acta que se extienda. En cuanto al Libro de Socios, sólo será necesario presentarlo cuando se hayan producido cambios en su contenido.

En cuanto a la presentación de las Cuentas Anuales, el plazo de presentación es de un mes con posterioridad a la aprobación de las mismas por parte de la Junta General.

• Por tanto, en el caso habitual de que las Cuentas se aprueben en Junta el 30 de junio, el plazo para el depósito finalizará el 30 de julio.

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