Las claves ante una inspección de trabajo

Una actuación por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podría llegar a ser un momento incómodo para una empresa, sobre todo si tenemos en cuenta que el inspector puede llevar a cabo su visita sin previo aviso.

La visita de un inspector no debe ser motivo de alarma, ya que en muchas ocasiones la inspección laboral forma parte de un procedimiento rutinario anual que realiza en algunas ocasiones la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Una inspección de trabajo o inspección laboral, es una operación de rutina impuesta por el Ministerio de Trabajo con el objetivo de controlar y garantizar el cumplimiento de las normas vigentes de salud, seguridad e higiene laborales en los centros de trabajo.

Por esta razón cualquier empresa registrada formalmente frente al Ministerio de Trabajo, es sensible de qué en algún momento, pueda recibir una inspección de trabajo.

Aunque en muchos casos se pueda creer que las inspecciones vienen motivadas por la denuncia de algún trabajador, en la mayoría de casos las inspecciones de trabajo nacen por iniciativa propis de la entidad correspondiente.

Es obligación de la empresa permitir el ingreso del inspector laboral, además de garantizar que el procedimiento se realice correctamente en las instalaciones.

Existe una excepción que se produce cuando el lugar de trabajo coincide con el domicilio personal, el inspector de trabajo deberá demostrar que cuenta en su poder con una orden judicial para realizar el procedimiento.

Según lo que estipula la ley 23/2015 “Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social”, negarse a una inspección laboral se considera un entorpecimiento de las funciones del Estado, por lo cual este comportamiento implica la aplicación de sanciones.

Las sanciones por impedir el ingreso de una inspección laboral se estipulan entre los 6.251€ y 187.515€, todo esto dependiendo del grado de negligencia, intencionalidad, número de empleados a los que afecta, entre otros aspectos a considerar.

Para empezar lo usual es que el inspector de trabajo llegue a las oficinas de la empresa que debe inspeccionar de manera sorpresiva, sin aviso previo y según estipula la ley simplemente al llegar se debe identificar con la documentación y credenciales pertinentes. Y seguidamente es habitual que solicite hablar con la persona responsable para notificar su actuación acerca de que se va iniciar una inspección laboral.

La realización de un recorrido por las instalaciones realizará el inspector de trabajo para comprobar algunos de los siguientes puntos comunes en una inspección laboral:

• Identidad de los trabajadores y su estado de contratación laboral y seguridad social.
• Normativas en materia de relaciones laborales individuales y colectivas.
• Normas sobre protección, derechos y garantías de los representantes de los trabajadores.
• Normas en materia de tutela y promoción de la igualdad de trato y oportunidades y no discriminación en el trabajo.
• Normas en materia de prevención de riesgos laborales, así como de las normas jurídico-técnicas que incidan en las condiciones de trabajo.
• Ejercicio de las funciones de investigación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
• Normas en materia de campo de aplicación, inscripción, afiliación, altas y bajas de trabajadores, cotización y recaudación de cuotas del Sistema de la Seguridad Social.
• Normas en materia de movimientos migratorios y trabajadores extranjeros.

Durante la inspección laboral se pueden solicitar que se presenten una serie de documentos de la empresa, como son:

• Horario de los trabajadores y calendario laboral con el fin de controlar los fichajes.
• Resumen de las horas extraordinarias realizadas por los trabajadores.
• Altas y justificantes de pago de las cuotas al Régimen Especial de Trabajadores. Autónomos (RETA).
• Comunicación de apertura de la autoridad laboral.
• Recibos de nóminas.
• Justificantes de pago de la Seguridad Social.
• Parte de alta y baja de los trabajadores de la empresa.
• Justificante de inscripción de la empresa en la Seguridad Social.
• Si hubiera empleados extranjeros, autorizaciones de trabajo y documentación de los trabajadores.
• Contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo junto con el justificante de la comunicación.
• Declaración de retenciones del IRPF.
• Documentación asociada a la prevención de riesgos laborales (medidas de protección, material de prevención de accidentes de trabajo, resultados de controles sanitarios, etc.).
• Documento sobre accidentes de trabajo.
• Si existieran, justificantes de aplazamientos y fraccionamientos de pagos de cuotas a la Seguridad Social.
• Justificants de pagament de la Seguretat Social.
• Comunicat d’alta i baixa dels treballadors de l’empresa.
• Justificant d’inscripció de l’empresa en la Seguretat Social.
• Si hi hagués emprats estrangers, autoritzacions de treball i documentació dels treballadors.
• Contractes de treball presentats davant l’oficina d’ocupació juntament amb el justificant de la comunicació.
• Declaració de retencions de l’IRPF.
• Documentació associada a la prevenció de riscos laborals (mesures de protecció, material de prevenció d’accidents de treball, resultats de controls sanitaris, etc.).
• Document sobre accidents de treball.
• Si existissin, justificants d’ajornaments i fraccionaments de pagaments de quotes a la Seguretat Social.

Desde Lladó Grup Consultor os ofrecemos un equipo formado por profesionales técnicos laborales, para asesoraros ante la visita de una inspección de trabajo en vuestra empresa.