¿Cómo adaptarte a la factura electrónica?

La factura electrónica sigue avanzando para cumplir el gobierno con una de sus grandes expectativas, la aprobación del Real Decreto que desarrolla la conocida Ley Crea y Crece. Una ley que engloba la obligación de adoptar la facturación electrónica en todas las operaciones entre empresas, siempre que estas estén establecidas en España.

Ya estamos en la cuenta atrás, y las empresas de todos los tamaños y sectores deben empezar a revisar sus procesos para cumplir con los requisitos de la norma. Pero entre las empresas aún existen dudas sobre ¿Cómo funcionará el sistema de facturación? ¿Qué deben incluir estas facturas? ¿Cuál es el plazo para cumplir con la obligación? ¿Cuál es el papel de la Agencia Trituraria?

Una factura electrónica es un documento tributario que se emite, transmite, recibe y archiva en formato electrónico. La factura electrónica tiene la misma validez legal que una factura en papel, siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos por las autoridades fiscales en cada país o región.

Una factura electrónica debe contener la siguiente información:

• Como cualquier otra factura, debe guardar todos los requisitos del reglamento de facturación.
• Ha de haber sido expedida y recibida en formato electrónico, es decir, por medios informáticos, y si es entregada en mano no será considerada factura electrónica.
• El destinatario debe haber dado su consentimiento para recibir la factura en formato electrónico. No obstante, puede haber casos en los que, por excepción, se han establecido algunas obligaciones de facturación electrónica.
• Su autenticidad y origen deben quedar garantizados por un medio válido.

La legislación permite tres procedimientos específicos alternativos que garantizan la autenticidad del origen y la integridad del contenido:

• • Mediante firma electrónica, el más utilizado y conocido. Basta generar una factura con nuestro programa de facturación, generar un PDF y firmarlo electrónicamente para tener una factura electrónica.
  • Mediante intercambio electrónico de datos (EDI).
  • Mediante medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Aunque muchos profesionales ya están acostumbrados a emitir facturas electrónicas y es de obligado cumplimiento en operaciones con las administraciones públicas, todavía existen muchas pymes que no han digitalizado su proceso de facturación.

La obligación de la factura electrónica no se aplica de inmediato, sino que se articula un período transitorio para que los autónomos y pequeñas empresas se adapten. Este plazo empezará a contar desde el momento de la aprobación del reglamento específico para la factura electrónica que todavía está pendiente.

Dentro de la ley hay unos requisitos legales para la factura electrónica que ya puedes ir adaptando tu empresa para estar adaptado a la facturación electrónica.

• Emitir todas las facturas en formato electrónico.
• Las facturas electrónicas deben de estar emitidas por el programa de facturación de la AEAT o un software certificado, como disponemos en el departamento fiscal y contable de Lladó Grup Consultor.
• Las facturas electrónicas deben de contener un código identificativo de carácter alfanumérico y un código QR.
• Las facturas electrónicas deben cumplir los requisitos del reglamento de facturación. Si no tienes claros los requisitos, puedes leer este artículo sobre la obligatoriedad de la factura electrónica.
• Facilitar el acceso digital a la factura, de forma que se pueda leer, descargar, copiar e imprimir por parte de los clientes de forma gratuita. Este acceso debe estar disponible durante, al menos, 4 años.
• Los programas de facturación deberán de garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación.

En definitiva, aún tienes tiempo para adelantarte e ir adaptando tu empresa a la factura electrónica. Pero no olvides la importancia de estar bien informado y asesorado por profesionales especialistas como te ofrecemos desde Lladó Grup Consultor.